Los problemas que encontramos en los equipos
Las prioridades no quedan definidas ni documentadas, lo que dificulta la toma de decisiones y el seguimiento de su cumplimiento.
Falta información sobre el estado de las tareas delegadas, así como del avance de los proyectos, lo que implica mayor necesidad de interrupciones.
Se utiliza el correo electrónico como medio de comunicación interna, y en muchos casos, para la gestión de urgencias.
No se ha definido una estructura eficiente de carpetas ni de permisos sobre los documentos, lo que provoca bloqueos en el acceso a la información.
La nomenclatura de cada archivo depende del criterio individual, y eso genera duplicidad y dificultad para localizarlos.
No existe un criterio sobre el canal de comunicación que se utiliza para cada necesidad. Se crean canales duplicados y continuas interrupciones.
La solución: un sistema común de trabajo
El Sistema Adocc se define como el manual de organización del equipo, para establecer un lenguaje común a la hora de organizar y transmitir la información y el conocimiento.
Cuando un equipo no utiliza un mismo lenguaje a nivel de organización, se necesita continuamente una traducción simultánea, es decir, cada persona del equipo debe entender y adaptarse a la forma de organización del resto. Esto implica una mayor dedicación de recursos para poder generar entendimiento, fluidez y efectividad.
Este sistema de trabajo, cuyo objetivo es poner en marcha un entorno de trabajo productivo en los equipos, se compone de los siguientes espacios y canales:
Espacios de gestión de la acción: Estos elementos permiten al equipo saber qué es lo que tienen que hacer en cada momento.
Espacios de gestión de la información y la documentación: Abastecen a la acción para poder desarrollar la actividad pendiente, y sirven de repositorio para los entregables derivados de la acción.
Canales de comunicación: Son los canales utilizados para poder transmitir: información, documentación, decisión y conocimiento.
Espacios de gestión del conocimiento: Base de información generada en base a la experiencia acumulada en la acción.
La clave no son las herramientas que usamos, sino que el equipo entienda el «para qué» de cada una de ellas. Un sistema mal definido puede llegar a abrumar por la cantidad de herramientas disponibles
Implantación del sistema a través del Manager adocc
Nuestro objetivo es acompañar a tu equipo en el diseño de un nuevo sistema de trabajo, y lo hacemos formando a la persona que va a liderar internamente el proceso, no solo de implantación sino de evolución y mejora continua.
El rol del Manager adocc se empodera mediante la adquisición de nuevas habilidades y competencias intrapersonales, y a través de técnicas y buenas prácticas de organización y comunicación en equipo.
El proceso del Programa Manager adocc
Formación en competencias y habilidades
Formamos al/la Manager adocc en temáticas como liderazgo transformacional, gestión del cambio y métodos de organización y comunicación mediante herramientas digitales.
Diseño del sistema de trabajo
El/la Manager adocc recibe apoyo en la implantación y el despliegue mediante la formación al equipo a través de contenidos en el campus online
Implantación y despliegue en el equipo
El/la Manager adocc recibe apoyo en la implantación y el despliegue mediante la formación al equipo a través de contenidos en el campus online.
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