La técnica inbox zero
Aprende a separar la acción de la comunicación en la gestión del correo electrónico.
Introducción a la técnica inbox zero
Con tu organización diaria
¿Qué es inbox zero?
La técnica inbox zero persigue una efectiva administración y gestión del correo electrónico, a través del hábito de revisar y mantener vacía diariamente la bandeja de entrada. Esto implica tomar decisiones con cada una de las comunicaciones recibidas.
Objetivo
Conseguir que la bandeja cuente únicamente con emails sin leer (de los de verdad, no de los marcados de nuevo como "no leídos").
¿Para qué aplicamos inbox zero?
Reducir el número de veces que leemos un mismo correo electrónico antes de tomar una decisión sobre si dicha comunicación implica acción o no, es decir, procesar cada correo electrónico de forma inmediata una vez leído.
Objetivo
Decir si el correo electrónico implica o no implica acción, y si es así, si implica una acción inmediata o que debe ser delegada o programada para más tarde.
Analiza si el tiempo que dedicas a gestionar el correo electrónico está relacionado con el volumen que recibes, o con la falta de decisión sobre cada comunicación recibida.
¿Qué decisiones podemos tomar para aplicar inbox zero?
Borrar
No implica acción, y además la comunicación no aporta valor para ser almacenada, pudiendo ser, en algunos casos, correo basura.
Archivar
No implica acción, y la comunicación se almacena en función de la necesidad de consulta posterior.
Responder
Implica acción que puede ser realizada de forma inmediata, y la comunicación se almacena en función de la necesidad de consulta posterior.
Delegar
Implica acción que no se va a realizar directamente si no que va a ser delegada, y la comunicación se almacena en función de la necesidad de consulta posterior.
Anotar
Implica acción que se va a realizar directamente pero no de forma inmediata, y la comunicación se almacena en función de la necesidad de consulta posterior.
La configuración es clave para inbox zero
Para poder tomar cada una de las 5 decisiones anteriores de forma ágil y eficaz, es necesario contar con una adecuada configuración del gestor de correo electrónico a nivel de: notificaciones, carpetas (o etiquetas), reglas automáticas, modo de redacción, etc.
